DOCSPACE – SISTEMA DOCUMENTALE PER LA GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI (ECM) INTERAMENTE SVILUPPATO CON MICROSOFT SHAREPOINT

GESTIONE

Fornendo un’unica, semplice interfaccia per il personale con una logica aziendale predefinita indipendente dalla conoscenza del singolo, disponibile ovunque attraverso Internet.

PERSONALE

Implementando la collaborazione, l’autonomia, i flussi delle procedure aziendali per il lavoro quotidiano. Guadagna tempo per le cose realmente importanti!

CLIENTI E PARTNERS

Migliora l’efficienza dell’autonomia clienti e del team di vendite riunendo le informazioni principali dell’intera azienda e fornendo un rapido accesso al dato.

Basato sulle ampie funzionalità di SharePoint, consente di gestire documenti e registrazioni come parte dei processi aziendali. Aree di implementazione: archivio documenti, automazione del processo aziendale, gestione dei progetti, delle vendite, CRM ecc.

BUSINESS ANALYSIS

Fornisce accurate analisi sugli utenti, i processi e i documenti (registrazioni) Supporta il controllo accessi in relazione al ruolo dell’utente nell’organizzazione e nel processo aziendale, agli attributi e allo stato dei documenti.

• Un unico ambiente di lavoro. DocSpace fornisce agli utenti un unico ambiente di lavoro, in cui svolgere le proprie attività, accedere ai documenti e alle registrazioni necessarie, controllare chi utilizza documenti e registrazioni, generare reports e raccogliere statistiche.
• Definizione di documenti e registrazione estesa in DocSpace come un insieme di file da trattare come una singola entità per la memorizzazione, la ricerca e i servizi aziendali. DocSpace consente la creazione di qualunque tipo di documento necessario. Ogni documento DocSpace possiede attributi, allegati (file con le loro proprietà), collegamenti ad altri documenti (è possibile creare e memorizzare insiemi di documenti) e la cronologia degli interventi sullo stesso.
• Facilita il lavoro con i documenti Office fornendo una forte integrazione fra DocSpace e Microsoft Word. E’ possibile passare allo scanner i documenti direttamente su DocSpace senza doverli salvare sul computer.
• Workflow di semplice utilizzo E’ possibile creare un workflow predefinito con un numerosi task collegati fra loro da svolgere per realizzare il lavoro così da implementare procedure interamente definite sin dall’inizio. Oppure è possibile far scegliere all’utente quale sarà il successivo task e chi ne avrà la responsabilità, controllando l’effettiva attuazione.DocSpace permette di fondere le due possibilità in un unico workflow a seconda delle preferenze o delle esigenze aziendali – è chiaro e facilmente comprensibile.
• Sicurezza . DocSpace è più sicuro dello stesso SharePoint. L’accesso ai documenti è consentito in base al ruolo dell’utente nell’organizzazione, alla sua relazione con il documento e alle proprietà del documento. Gli attributi del documento possono essere visibili o nascosti in base al suo stato e ad altre condizioni. Per esempio, con DocSpace si può consentire la visualizzazione del contratto ai soli settori di finanza e di gestione mentre gli altri attributi saranno visibili a tutto il personale.
• Integrazione DocSpace fornisce le interfacce per l’integrazione con altri sistemi presenti in azienda. Utilizza SharePoint Business Connectivity Services (BCS), fornisce i propri servizi web e interfacce API che consentono di incorporare DocSpace nelle infrastrutture aziendali evitando la duplicazione dei dati. Sono disponibili clients per iPad, Windows 8 e Android che usano i servizi DocSpace. Fra le varie integrazioni DocSpace figurano SAP, Dynamics Ax, Dynamics CRM, Microsoft SQL e molti altri.
• Analisi DocSpace raccoglie dati sull’efficienza dei processi aziendali, statistiche d’uso, cronologia delle modifiche da utilizzare per reportistica e analisi multidimensionale.
• Personalizzazione. DocSpace consente la definizione di un sistema personalizzato. Senza una linea di codice si possono definire i tipi di dato, workflow, regole di memorizzazione, condizioni di ricerca ecc. L’utilizzo delle caratteristiche di SharePoint e DocSpace renderà il lavoro semplice ed efficiente