GESTIONE DEI VERBALI DELLE RIUNIONI

I verbali riassumono le discussioni, le decisioni e i task su cui verte una riunione. Le procedure della gestione delle riunioni portano ad un unico documento che dev’essere processato adeguatamente.

Creazione

Inutile negarlo, i verbali delle riunioni sono importanti. Raccolgono i punti fondamentali di una riunione – le decisioni e l’assegnazione dei procedimenti lavorativi. (assigned actions). E’ possibile riesaminare le note e aggiungere ulteriori commenti, scrivere le proprie note con il template DocSpace. Concentrarsi sui procedimenti lavorativi – creare quelli da svolgere, specificando chi e quando dovrà svolgerli.

Approvazione

E’ possibile inviare agli assistenti i verbali delle riunioni, per farli riesaminare e correggere. Ottenere il feedback e ultimare il documento e le procedure da intraprendere. Approvare le note dei verbali – il sistema invia al personale le procedure da intraprendere perché siano svolte in base alle loro scadenze, così come deciso durante una riunione.

Controllare i task

E’ possibile monitorare lo svolgimento e l’attuazione dei procedimenti lavorativi decisi durante una riunione – quando ogni procedimento è stato svolto, su quali altri verterà la prossima riunione?