GESTIONE DEL CICLO DI VITA DEI CONTRATTI

Gestire rapidamente i contratti, eliminare le procedure manuali (TRAD. ALTERNATIVA: automatizzare ogni procedura) e sveltire il ciclo di vita dell’approvazione d’un contratto.

DocSpace è un sistema di gestione documentale che permette di gestire contratti, documenti e ogni tipo di contenuto. Con DocSpace è possibile semplificare l’intero contratto dalla creazione del contratto stesso attraverso negoziazione, approvazioni, firme, archiviazione e rinnovamenti.

    Fattori da evitare nella gestione d’un contratto:
  • Fuoriuscita di informazioni riservate
  • Perdite nel profitto, multe o penalità
  • Approvazione sprovveduta e inadempimento di procedure necessarie
  • Incapacità di risalire ad informazioni riguardanti l’approvazione d’un contratto (chi ha approvato, cosa ha approvato, quando ecc) e impossibilità di trovare l’ultima versione dello stesso.

Creazione

Creare una nuova bozza di contratto da un documento semicompilato (template), e mantenere lo stesso modello per ogni tipo di contratto necessario. Riunire ogni dato del singolo contratto – il contratto stesso, appendici e reperti (exhibits vuol dire anche allegati), specifiche, disegni, copie scannerizzate ecc, indipendentemente dal formato del loro file.

Collegare tra loro i contratti nel caso uno prolunghi o rinnovi l’altro.

Approvazione

E’ possibile definire regole rigorose per il processo di approvazione d’un contratto (sia all’interno dell’organizzazione che con un partner). Scegliere la maniera opportuna di approvare un contratto con le authority dell’organizzazione basandosi sulla tipologia del contratto, il suo valore, il periodo o su altri attributi. L’utente sarà in grado di scegliere con quale collega approvare il contratto o a chi proibirne l’approvazione. Impostare un limite di tempo in base ai giorni lavorativi per ogni procedura di approvazione e controllarlo. E’ possibile fornire agli utenti la visualizzazione di chi ha già approvato o declinato un contratto, quali commenti ha lasciato al riguardo, a che punto si trova l’approvazione e chi sarà responsabile della procedura successiva.

MEMORIZZAZIONE E RICERCA

Riunire tutti i contratti dell’azienda in maniera centralizzata, gestendo la possibilità di accesso ai contratti da parte del personale, così da eliminare la necessità di memorizzare documenti localmente o di doverli stampare.

Trovare documenti, classificarli e filtrarli in base ai loro attributi, alla loro tipologia o allo stato del loro ciclo di vita. Classificare quali siano le richieste più frequenti permetterà un rapido accesso ai dati voluti.

ANALISI E REPORT

I processi contrattuali possono essere analizzati da prospettive diverse e per periodi di tempo diversi fra loro. Perché il ciclo di vita dell’approvazione d’un contratto è così lungo? Dove si blocca il processo? Cosa ritarda il processo? Queste sono solo alcune delle domande alle quali è possibile rispondere utilizzando DocSpace CRM nella gestione dei contratti!